TAXAVO verbindet Unternehmer und Steuerberater auf einer gemeinsamen Plattform: Sie behalten die Hoheit über Ihre Mandanten und Daten, während die Kanzlei dort arbeitet, wo es nötig ist – Belege prüfen, Rückfragen klären, Auswertungen ziehen. Durch Rollen legen Sie fest, ob jemand nur lesen, Belege bearbeiten oder umfassend verwalten darf. Das reduziert Risiken nach DSGVO und internen Compliance-Vorgaben und entspricht der Erwartung vieler Kanzleien an klare Mandantentrennung.
Warum getrennte Rollen wichtig sind
Steuerberater unterliegen Berufs- und Verschwiegenheitspflichten; Unternehmen unterliegen der Datensparsamkeit. Nicht jeder Mitarbeiter in der Kanzlei braucht Vollzugriff auf alle Mandanten eines Konzerns. In TAXAVO gilt der Zugriff mandantenbezogen: Ein eingeladener Nutzer sieht nur die Mandanten, für die er explizit freigeschaltet wurde – analog zur Trennung in Multimandanten-Umgebungen.
Rollen verstehen (Überblick)
Die genaue Bezeichnung kann je nach Version leicht abweichen; typisch sind:
- Nur Lesen – Belege und Transaktionen einsehen, keine Änderungen.
- Belege / Buchhaltung – Belege hochladen, zuordnen, Kategorien setzen.
- Administrator / Vollzugriff – Einstellungen, Nutzer, ggf. Löschungen.
Mandantenebene: Ein Steuerberater mit Zugriff auf „Muster GmbH“ sieht nicht automatisch den privaten Mandanten desselben Inhabers, sofern Sie ihn dort nicht einladen.
Audit und Nachvollziehbarkeit
Änderungen an Belegen, Zuordnungen und Einstellungen sollten in Auditlogs nachvollziehbar sein. Das erleichtert interne Klärung („Wer hat die Kategorie geändert?“) und unterstützt GoBD-orientierte Prozesse. Details zu Löschung und Aufbewahrung: Konto löschen & Datenschutz.
Einladung Schritt für Schritt
- Als Mandanten-Inhaber anmelden.
- Einstellungen → Benutzer, Team oder Zugriff öffnen.
- Einladen wählen und die geschäftliche E-Mail des Steuerberaters oder Mitarbeiters eintragen.
- Rolle und betroffene Mandanten auswählen – nur die wirklich benötigten.
- Einladung absenden; der Empfänger erhält einen Link zur Registrierung oder zum Verknüpfen mit einem bestehenden Konto.
Der Eingeladene sollte 2FA nutzen, besonders wenn Vollzugriff gewährt wird.
Für Unternehmer: Best Practices
- Minimale Rechte: Starten Sie mit Lesen + Belegzuordnung; erweitern bei Bedarf.
- Namenskonvention: Mandanten in TAXAVO wie in der Kanzlei benennen – siehe Mandant anlegen.
- Onboarding: Kurze Checkliste an die Kanzlei: CSV-Import, Matching, Berichte.
- Kommunikation: Offene Posten wöchentlich statt nur vor Fristen bearbeiten.
Für Steuerberater und Kanzleien
- Mehrere Mandanten eines Mandanten in einer Oberfläche, ohne Passwort-Chaos per E-Mail.
- Einheitliche Abläufe, wenn Mandanten Kategorien ähnlich aufgebaut haben.
- Weniger Medienbruch als reine Excel- oder Papierübergabe.
Bei Kanzlei-Tarifen oder mehreren Sitzen lohnt ein Blick auf Features und Preise. Vertragliche Fragen zum Auftragsverarbeitungsvertrag regeln Sie über Impressum und Datenschutz der Eco-Coin GmbH als Betreiberin.
Zugriff entziehen und wechseln
Wechselt die Kanzlei oder scheidet ein Mitarbeiter aus, entziehen Sie den Zugriff zeitnah in den Benutzereinstellungen. Prüfen Sie anschließend, ob noch offene Einladungen bestehen. Bei Vertragsende: Export der Berichte und Abstimmung, ob Belege in TAXAVO oder in der Kanzlei-Archivierung maßgeblich sind.
FAQ
Sieht der Steuerberater mein Privatkonto? Nur, wenn Sie ihn für den privaten Mandanten eingeladen haben.
Kann ich mehrere Steuerberater einladen? Ja, mit unterschiedlichen Rollen – z. B. Lohnbuchhaltung nur Lesen, Fibu mit Belegrechten.
Was passiert bei Kündigung des TAXAVO-Accounts? Zugriffe der eingeladenen Nutzer enden mit dem Account bzw. Mandantenlöschung; planen Sie Übergänge vorher.
Braucht die Kanzlei ein eigenes TAXAVO-Konto? In der Regel ja – die Einladung verknüpft das Kanzlei-Konto mit Ihrem Mandanten.
AV-Vertrag und Vertraulichkeit
Die Zusammenarbeit mit einer Steuerberatungsstelle ist oft Auftragsverarbeitung personenbezogener Daten. TAXAVO als Plattform und Ihre Kanzlei als Beraterin sollten die Rollen in Verträgen und in der Datenschutzerklärung widerspiegeln. Klären Sie, ob Belege in TAXAVO alleiniger Speicherort sind oder ob die Kanzlei zusätzlich in DATEV/Unternehmen online bucht. Doppelte Wahrheit vermeiden: ein führendes System festlegen.
Schulung interner Mitarbeiter
Buchhaltungsassistenz und Geschäftsführung brauchen unterschiedliche Rollen. Assistenz darf Belege zuordnen; Löschen von Mandanten oder Nutzern bleibt bei der Geschäftsführung. Schulen Sie neue Mitarbeiter in Mandantenwechsel und Multimandanten-Trennung, bevor sie den ersten Scan senden.
Typische Rollen in der Praxis
- Geschäftsführer – Administrator im eigenen Mandanten.
- Externe Buchhaltung – Belege bearbeiten plus Leserecht.
- Steuerberater (Partner) – Lesen auf alle betreuten Mandanten.
- Praktikant in der Kanzlei – nur Lesen.
Passen Sie die Zuordnung jährlich an, wenn Mitarbeiter wechseln. Vergessene Einladungen sind ein häufiges DSGVO-Risiko – ein kurzer Audit der Benutzerliste unter Einstellungen nach dem Login lohnt sich.
Nächste Schritte
Nach der Einladung: gemeinsamen Workflow für Scans (Kamera) und Matching festlegen. Noch kein Konto? Registrierung.