TAXAVO ermöglicht das Erfassen von Belegen direkt über die Kamera Ihres Smartphones oder Tablets – ohne separaten App-Store-Zwang und ohne stationären Scanner. Für unterwegs tätige Selbstständige, Handwerker und Büromitarbeiter ist das der schnellste Weg, Quittungen und Rechnungen zeitnah in die digitale Buchhaltung zu bringen und später per Belegmatching mit Bankumsätzen zu verknüpfen.
Wann der Kamera-Scan sinnvoll ist
- Tankstellen- und Baumarktbons direkt nach dem Einkauf
- Bewirtungsbelege mit Teilnehmerliste (Foto der Rückseite nicht vergessen, falls handschriftlich)
- Kleinbetragsrechnungen, die sonst im Portemonnaie verschwinden
Für mehrseitige Lieferantenrechnungen im A4-Format bleibt oft der PDF-Upload vom PC die bessere Wahl – der Scan funktioniert aber, wenn alle Seiten nacheinander erfasst werden.
Voraussetzungen
- Login im Browser auf dem Mobilgerät (aktuelle Chrome/Safari-Version empfohlen).
- Kamera-Berechtigung für die Website erlauben, wenn der Browser fragt.
- Korrekter Mandant aktiv – private Tankbons gehören nicht in den GmbH-Mandanten.
Optional: Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren, da Belege unter Umständen personenbezogene oder vertrauliche Geschäftsdaten enthalten.
Schritt-für-Schritt: Beleg scannen
- In TAXAVO den Bereich Belege öffnen.
- Kamera, Scan oder vergleichbare Schaltfläche wählen.
- Den Beleg flach auf eine kontrastreiche Unterlage legen, ausreichend Licht nutzen (Tageslicht oder diffuse Lampe, keine harte Schattenkante auf dem Text).
- Den gesamten Bon im Rahmen positionieren; bei langen Bons ggf. in zwei Aufnahmen arbeiten, wenn die Oberfläche das unterstützt.
- Aufnahme prüfen: Ist der Betrag und das Datum lesbar?
- Bestätigen – TAXAVO speichert in der Regel ein PDF im Belegarchiv und kann, wo verfügbar, OCR für Betrag, Datum und Händlername anstoßen.
Nach dem Scan
- Kategorie setzen oder später bei der Zuordnung pflegen – Kategorien verwalten.
- Passende Banktransaktion verknüpfen, sobald der CSV-Import gelaufen ist.
Qualität: So werden Scans prüfungssicher
Licht und Schärfe
Verwackelte Fotos und Reflexionen auf thermischen Bons sind die häufigste Ursache für OCR-Fehler. Halten Sie das Gerät ruhig, nutzen Sie die automatische Schärfe des Browsers und wiederholen Sie die Aufnahme bei Unschärfe.
Vollständigkeit
- Alle Seiten einer Rechnung erfassen
- Bei Bewirtung: Vorder- und Rückseite, falls dort Teilnehmer stehen
- USt-Ausweis und Rechnungsnummer müssen erkennbar sein
Datenschutz vor dem Foto
Fotografieren Sie keine Ausweise oder Kreditkarten mit – nur den Beleg. Informationen zur Verarbeitung: Datenschutz, Betreiberangaben: Impressum.
Mobile Nutzung vs. Desktop
TAXAVO ist im Browser nutzbar; ein dedizierter Scanner am PC liefert bei großen Stapeln manchmal höhere DPI-Werte. Für den Alltag gewinnt die Kamera durch Geschwindigkeit. Arbeiten Sie im Büro am Desktop, können Sie dieselben Belege später auch per Drag-and-Drop hochladen – Duplikate sollten Sie vermeiden (gleicher Beleg zweimal erzeugt doppelten Prüfaufwand).
Integration in Ihren Prozess
- Beim Einkauf – Beleg sofort scannen.
- Wöchentlich – offene Belege mit Transaktionen abgleichen (Belegmatching).
- Monatlich – Berichte prüfen.
- Zum Jahresende – Export für den Steuerberater vorbereiten.
Wenn eine Kanzlei eingeladen ist, sieht sie die gescannten PDFs mandantenbasiert – ohne erneutes E-Mail-Versenden.
FAQ
Funktioniert der Scan offline? In der Regel benötigen Upload und Speicherung eine aktive Internetverbindung. Bei Verbindungsabbruch Aufnahme wiederholen, sobald das Netz wieder da ist.
Welche Dateiformate entstehen? Typischerweise PDF im Belegarchiv; Details können je nach Version variieren.
Ersetzt der Scan die Originalquittung? Digital archivierte, lesbare Abbildungen werden in der Praxis häufig als Belegersatz genutzt, sofern sie unverändert und vollständig sind – konkrete Anforderungen klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
Kann ich nachträglich drehen oder zuschneiden? Wenn die Oberfläche Bearbeitung anbietet, nutzen Sie sie sparsam und ohne Inhalt zu beschneiden. Sonst neu scannen.
Geräte, Browser und Berechtigungen
Auf iOS muss die Kamera-Freigabe oft pro Website in den Safari-Einstellungen erneut gesetzt werden, wenn Sie die Seite länger nicht genutzt haben. Android-Chrome zeigt bei HTTP-Verbindungen keine Kamera – TAXAVO sollte über HTTPS aufgerufen werden. Testen Sie den Workflow einmal im Büro, bevor Sie unterwegs auf den Scan angewiesen sind.
Barcode und QR auf Rechnungen
Manche Lieferanten drucken QR-Codes für E-Rechnungen. Der Foto-Scan erfasst das Papier; strukturierte E-Rechnungsformate (ZUGFeRD, XRechnung) werden, sofern unterstützt, eher per PDF-Upload verarbeitet. Bei Unsicherheit: PDF vom Lieferantenportal laden und zusätzlich kein Duplikat per Kamera anlegen.
Archivierung und Aufbewahrung
Digitale Belege in TAXAVO ersetzen in vielen Fällen die Papierablage im Schrank, sofern sie lesbar und unverändert archiviert sind. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (oft zehn Jahre für steuerrelevante Unterlagen) bleiben bestehen – planen Sie Exporte oder eine dauerhafte Nutzung der Plattform entsprechend. Bei Wechsel des Systems vorher Berichte und Belege sichern.
Nächste Schritte
Scans regelmäßig zuordnen und Kategorien pflegen. Neu bei TAXAVO? Jetzt registrieren. Alle Funktionen im Überblick: Features. Datenschutz bei Kontoende: Konto löschen & Datenschutz.