TAXAVO verbindet digitale Belegablage mit importierten Kontoumsätzen: Belegmatching bedeutet, dass jede relevante Zahlung auf dem Bankkonto einen nachweisbaren Beleg (Rechnung, Quittung, Kontoauszug-Hinweis) hat und umgekehrt hochgeladene Belege nicht „in der Luft hängen“. Für Unternehmer in Deutschland ist das die Grundlage für ordnungsgemäße Buchführung nach GoBD-Nähe, für Steuerberater die Voraussetzung, ohne endloses Nachfordern abschließen zu können.
Warum Belegmatching in der Praxis zählt
Ohne Zuordnung wissen Sie zwar, dass 1.247,50 € vom Konto abgingen, aber nicht sicher, ob es Büromaterial, Software oder eine private Auslage war. Die Finanzverwaltung erwartet bei Betriebsprüfungen nachvollziehbare Unterlagen. TAXAVO reduziert den Aufwand, indem Transaktionen und Belege in einer Oberfläche zusammenlaufen und Vorschläge auf Betrag, Datum und Text nutzbar sind.
Vorteile für KMU und Kanzleien
- Schnellere Monats- und Quartalsabschlüsse
- Weniger E-Mail-Verkehr („Fehlt noch der Beleg zu …“)
- Saubere Basis für Kategorien und Berichte
Voraussetzungen: Transaktionen und Belege
Bankumsätze importieren
Zuerst müssen Kontobewegungen im Mandanten vorliegen. Nutzen Sie den CSV-Bankimport Ihrer Hausbank (Sparkasse, Volksbank, ING, DKB u. a.). Achten Sie auf den richtigen Mandanten, bevor Sie importieren.
Belege erfassen
Belege kommen als PDF, Bild-Upload oder per Kamera-Scan in TAXAVO. Je lesbarer der Scan, desto besser funktionieren OCR-Hinweise für Betrag und Datum – sie ersetzen aber nicht Ihre Prüfung.
Ablauf: Beleg einer Transaktion zuordnen
- Im Menü Transaktionen (oder Bank / Umsätze) die Liste des gewünschten Zeitraums öffnen.
- Einen offenen Umsatz wählen – erkennbar an Status wie „ohne Beleg“ oder ähnlicher Kennzeichnung.
- Beleg verknüpfen wählen: aus der Belegliste picken, neu hochladen oder einen Vorschlag von TAXAVO übernehmen.
- Kategorie und ggf. Steuerhinweis prüfen (z. B. Vorsteuer, privat).
- Status auf „zugeordnet“ bzw. „geprüft“ setzen, wenn Ihr Workflow das vorsieht.
Vorschläge und manuelle Zuordnung
TAXAVO kann Vorschläge auf Basis von Betrag, Buchungsdatum und Verwendungszweck anzeigen. Prüfen Sie jeden Vorschlag: Rundungsdifferenzen, Sammelabbuchungen oder Amazon-Rechnungen mit mehreren Positionen passen nicht immer automatisch. Im Zweifel manuell zuordnen und einen kurzen internen Kommentar hinterlassen, falls Ihre Organisation Notizen unterstützt.
Status und Workflow im Team
Sinnvolle Statusstufen (je nach Version):
- Offen – Transaktion oder Beleg wartet noch auf Zuordnung.
- Vorgeschlagen – System oder Nutzer hat einen passenden Kandidaten gefunden.
- Zugeordnet – Beleg und Umsatz sind verknüpft.
- Geprüft – freigegeben für Steuerberater oder Export.
Wenn Ihr Steuerberater mitliest, markieren Sie geprüfte Vorgänge erst nach interner Kontrolle – das verhindert Korrekturschleifen in der Hochphase vor der USt-Voranmeldung.
Tipps für regelmäßiges Matching
- Wöchentlich 15 Minuten statt einmal jährlich: Offene Posten bleiben überschaubar.
- Einheitliche Kategorien von Anfang an – siehe Kategorien verwalten.
- Beleg sofort scannen nach dem Einkauf; Zuordnung kann später erfolgen, solange der Beleg schon in TAXAVO liegt.
- Privatgeschäftliche Zahlungen im richtigen Mandanten bearbeiten (Multimandanten).
Sonderfälle
- Teilbeträge: Eine Rechnung, mehrere Teilzahlungen – ggf. einen Beleg mit mehreren Transaktionen verknüpfen oder Teilbeträge dokumentieren, wie Ihr Steuerberater es verlangt.
- Gebühren: PayPal- oder Stripe-Gebühren separat als Bankgebühr kategorisieren.
- Barzahlungen: Keine Banktransaktion – Beleg trotzdem erfassen und als Barvorgang führen, falls die Software das vorsieht.
FAQ
Was, wenn Betrag und Beleg um Cent abweichen? Skonto, Fremdwährung oder Wechselkurs: Zuordnung mit Hinweis; Klärung mit Steuerberater bei wiederkehrenden Differenzen.
Kann ein Beleg mehreren Transaktionen zugeordnet werden? Je nach Produktlogik ja (Sammelrechnungen). Prüfen Sie die Oberfläche oder fragen Sie die Kanzlei nach dem gewünschten Standard.
Muss jede Transaktion einen Beleg haben? Jede betriebliche relevante Bewegung sollte belegbar sein. Interne Umbuchungen zwischen eigenen Konten folgen anderen Regeln – Ihr Steuerberater definiert die Grenze.
Kontrolle durch Geschäftsführung und Steuerberater
Viele GmbH-Geschäftsführer lassen monatlich eine Stichprobe prüfen: zehn zufällige Zuordnungen mit Belegbild vergleichen. TAXAVO macht das ohne Ordnerwand: Transaktion öffnen, Beleg anzeigen, Kategorie lesen. Abweichungen werden so früh erkannt, nicht erst bei der Betriebsprüfung. Wenn Ihr Steuerberater nur Leserechte hat, markieren Sie intern „zur Prüfung“ und klären Sie Rückfragen per Kommentar oder außerhalb des Systems – je nachdem, welche Kollaborationsfunktionen Ihre Version bietet.
Dokumentation bei Reisekosten
Fahrtkosten, Übernachtung und Verpflegungspauschalen haben eigene Nachweisregeln. Ordnen Sie jede Position dem richtigen Umsatz zu und legen Sie Belege mit erkennbarem Datum und Betrag ab. Bei Auslandsreisen beachten Sie Fremdwährung und Wechselkursdatum – der Import zeigt oft den Euro-Betrag der Bank, der Beleg kann in USD ausgewiesen sein.
Nächste Schritte
Nach dem Matching: Berichte exportieren und mit der Kanzlei abstimmen. Neu bei TAXAVO? Registrieren oder anmelden. Funktionsüberblick: /home#features.