TAXAVO wird von der Eco-Coin GmbH betrieben und verarbeitet Finanzdaten, Belege und personenbezogene Nutzerinformationen. Als Nutzerin oder Nutzer haben Sie die Kontrolle: Sie entscheiden, welche Mandanten Sie führen, wen Sie als Steuerberater einladen, und ob Sie Ihr Konto dauerhaft löschen. Dieser Leitfaden erklärt Löschung, Export vor dem Abschied und Ihre Rechte unter der DSGVO – ergänzend zur verbindlichen Datenschutzerklärung und den Angaben im Impressum.
Welche Daten TAXAVO typischerweise verarbeitet
- Accountdaten: Name, E-Mail, Login, ggf. 2FA-Metadaten (2FA einrichten)
- Mandantendaten: Bezeichnungen, Einstellungen pro Mandant
- Finanzdaten: Importierte Umsätze (CSV-Bankimport), zugeordnete Belege, Kategorien
- Metadaten: Zeitstempel, Auditlogs bei Teamzugriff
Belege können personenbezogene Daten Dritter enthalten (Namens auf Rechnungen). Sie sind für die Rechtmäßigkeit der Erhebung verantwortlich; TAXAVO stellt die Plattform bereit.
Vor der Löschung: Export und Übergabe
Löschen ist endgültig – planen Sie vorher:
- Berichte exportieren (PDF/CSV) für alle relevanten Mandanten und Geschäftsjahre.
- Belegarchive herunterladen oder an den Steuerberater übergeben, falls dieser nicht ohnehin Zugriff hat.
- Offene Steuerfristen klären: Eine gelöschte Cloud ersetzt keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für Originale, wenn diese woanders fehlen.
- Eingeladene Nutzer entfernen, damit keine aktiven Zugriffe mehr bestehen.
Multimandanten
Löschen Sie oder exportieren Sie jeden Mandanten, den Sie aufgegeben haben. Details zur Trennung: Multimandanten privat/geschäftlich.
Konto löschen – so gehen Sie vor
Eine selbstständige Kontolöschung in der App ist in der Regel nicht möglich, weil Buchungsbelege und Buchhaltungsunterlagen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen können. Details stehen in der Datenschutzerklärung (Speicherdauer und Löschung).
Anfrage an den Support
- Vorher Daten exportieren (siehe oben).
- Anfrage an den Support über die Kontaktdaten im Impressum oder per E-Mail an den in der Datenschutzerklärung genannten Kontakt.
- Identität nachweisen (registrierte E-Mail, ggf. zusätzliche Prüfung).
- Wir prüfen, was unter Berücksichtigung von Vertrag, Aufbewahrungspflichten und DSGVO-Rechten möglich ist.
Wenn 2FA den Zugang blockiert, klären Sie die Wiederherstellung zuerst über den Support.
Wichtig: Mit Accountlöschung enden in der Regel auch Zugriffe für eingeladene Steuerberater auf Ihre Mandanten.
DSGVO-Rechte (Kurzüberblick)
- Auskunft – welche Daten speichert TAXAVO zu mir?
- Berichtigung – falsche Stammdaten korrigieren
- Löschung – Account oder Mandant entfernen, soweit keine Pflichten entgegenstehen
- Einschränkung – Verarbeitung vorübergehend stoppen
- Datenübertragbarkeit – Export in gängigem Format
- Widerspruch – gegen bestimmte Verarbeitungen, soweit anwendbar
Die vollständige Rechtsgrundlage, Auftragsverarbeitung (AVV) mit Steuerberatern und Speicherfristen stehen in der Datenschutzerklärung. Bei Streitigkeiten können Sie sich an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden.
Aufbewahrung und gesetzliche Pflichten
TAXAVO kann Daten nach Löschung in Backups noch zeitlich begrenzt vorhalten, bis diese rotieren. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z. B. handels- und steuerrechtlich) können die vollständige sofortige Löschung einzelner Inhalte verzögern, wenn die Eco-Coin GmbH dazu verpflichtet ist oder Sie Belege noch für Prüfungen brauchen. Klären Sie offene Jahre mit Ihrer Kanzlei, bevor Sie alles entfernen.
Sicherheit bis zur Löschung
- Starkes, einzigartiges Passwort
- 2FA mit Authenticator
- Keine Zugangsdaten teilen
- Gerät sperren, wenn Sie Belege per Kamera erfassen
Bei Verdacht auf Missbrauch: Passwort ändern, 2FA prüfen, Support kontaktieren.
FAQ
Kann ich nur einen Mandanten löschen, aber den Account behalten? Wenn die Funktion angeboten wird, ja – sinnvoll bei aufgegebenen Projekten. Sonst Support anfragen.
Was passiert mit Belegen meines Steuerberaters? Der Zugriff endet mit Ihrem Account; die Kanzlei sollte vorher exportieren, was sie archivieren muss.
Ist TAXAVO DSGVO-konform? Die Einhaltung hängt von Vertrag, AVV, Technik und Ihrer Nutzung ab – lesen Sie Datenschutz und schließen Sie ggf. einen AVV ab.
Kann ich die Löschung widerrufen? Nur innerhalb einer eventuellen Karenzfrist – danach nicht.
Hosting, Drittland und Unterauftragnehmer
Wo TAXAVO Daten speichert und ob Unterauftragnehmer (Hosting, E-Mail-Versand, Backup) eingesetzt werden, ist in der Datenschutzerklärung beschrieben. Unternehmen mit strengen Compliance-Vorgaben (ISO, interne IT-Richtlinien) sollten diese Passagen mit der IT-Abteilung durchgehen, bevor Finanzdaten migriert werden. Die Eco-Coin GmbH als Betreiberin ist unter Impressum erreichbar.
Nach Löschung: Was Nutzer selbst tun sollten
- Lokale Downloads von Exporten löschen oder verschlüsselt archivieren
- Passwort-Manager-Einträge für TAXAVO entfernen
- 2FA-Backup-Codes vernichten
- Steuerberater informieren, dass kein Plattformzugriff mehr besteht
Betroffenenrechte schriftlich geltend machen
Für Auskunfts- oder Löschungsanfragen außerhalb des Self-Service nutzen Sie die Kontaktadresse aus dem Impressum. Formulieren Sie Mandantennamen und registrierte E-Mail, damit der Support Sie eindeutig zuordnen kann. Reaktionsfristen richten sich nach DSGVO (in der Regel einen Monat, Verlängerung bei Komplexität möglich). Bis zur Klärung können Sie den Account nutzen oder – bei Sicherheitsbedenken – Zugangsdaten ändern und 2FA prüfen.
Nächste Schritte
Export erledigen, dann löschen oder Mandanten bereinigen. Noch aktiv buchen? Features. Neu registrieren nach Pause: Register. Weitere Hilfe: Matching, Import und Kategorien in den übrigen `/hilfe/`-Artikeln.