Mandant anlegen und in TAXAVO wechseln

TAXAVO ist als Multimandanten-Buchhaltungssoftware konzipiert: Jeder Mandant bildet einen eigenen Buchhaltungskontext mit getrennten Belegen, Bankumsätzen, Kategorien und Berichten. Wer mehrere Firmen, Projekte oder die Trennung von Privat- und Geschäftskonten benötigt, legt dafür separate Mandanten an und wechselt in der Oberfläche jederzeit zwischen ihnen – ohne mehrere Logins und ohne Vermischung der Datenbestände.

Was ist ein Mandant in TAXAVO?

Ein Mandant ist in TAXAVO nicht nur ein Anzeigename, sondern die technische und organisatorische Grenze Ihrer Buchführung. Alle Vorgänge – vom CSV-Bankimport über Beleg-Uploads bis zu Auswertungen – beziehen sich ausschließlich auf den aktuell gewählten Mandanten. Das entspricht der Praxis in Kanzleien und KMU: Pro Rechtsträger, pro Projekt oder pro Privathaushalt eine eigene „Welt“, damit Steuerberater und interne Auswertungen nicht versehentlich Daten verschiedener Bereiche mischen.

Typische Anwendungsfälle

• Freelancer mit Nebengewerbe: Geschäftlicher Mandant für Rechnungen und Betriebsausgaben, privater Mandant für Haushaltsbuch und private Konten.
• Mehrere Beteiligungen: Holding, operative GmbH und Einzelunternehmen jeweils als eigener Mandant.
• Projektmandanten: Langfristige Bau- oder Beratungsprojekte mit separater Kostenverfolgung (sofern Sie das in Ihrer Organisation so abbilden).

Ausführlicher zur strategischen Trennung: Multimandanten: privat und geschäftlich.

Mandant anlegen – Schritt für Schritt

Nach dem Login können Sie einen neuen Mandanten anlegen, sofern Ihr Tarif mehrere Mandanten erlaubt.

1. Im Kopfbereich oder unter Einstellungen die Option Mandant erstellen bzw. Neuer Mandant wählen.
2. Einen eindeutigen Namen vergeben (z. B. „Muster GmbH“ oder „Privat Haushalt Müller“). Der Name erscheint im Mandanten-Dropdown und in Exporten.
3. Den Typ festlegen, sofern angeboten (z. B. privat / geschäftlich). Das unterstützt Filter, Standardkategorien und die spätere Kommunikation mit Ihrem Steuerberater.
4. Optional erste Einstellungen setzen: Währung, Geschäftsjahr, Hinweise für den Mandantenordner bei Uploads.
5. Den Mandanten speichern und als aktiven Mandanten auswählen, bevor Sie Belege oder Bankdaten erfassen.

Neue Nutzer starten nach der Registrierung in der Regel mit einem ersten Mandanten und können weitere hinzufügen, sobald die Buchhaltung wächst.

Benennung und Ordnung

Klare Namen sparen später Suchzeit: Datum und Rechtsträger im Namen vermeiden Sie besser zugunsten stabiler Bezeichnungen. Wenn Sie mit einem Steuerberater zusammenarbeiten, sollten die Mandantennamen mit der Kanzlei abgestimmt sein, damit Zuordnungen in DATEV-nahen Prozessen eindeutig bleiben.

Zwischen Mandanten wechseln

Der Wechsel erfolgt über den Mandanten-Dropdown in der Kopfzeile der App (Desktop und mobiler Browser).

1. Dropdown öffnen.
2. Zielmandanten auswählen.
3. Die Oberfläche lädt Daten des gewählten Mandanten; offene Entwürfe oder Filter beziehen sich nur noch auf diesen Kontext.

Wichtig: Wechseln Sie den Mandanten bewusst vor jeder Arbeitssession. Wer Belege unter Mandant A erfasst, während gedanklich Mandant B gemeint ist, erzeugt Nacharbeit beim Belegmatching und in Berichten.

Was beim Wechsel passiert

• Beleglisten, Transaktionen und Kategorien werden mandantenspezifisch geladen.
• Berechtigte Teammitglieder und Steuerberater sehen nur Mandanten, für die sie eingeladen wurden.
• Audit-Einträge protokollieren Aktionen weiterhin mandantenbezogen.

Rechte, Steuerberater und Sicherheit

Mandantentrennung ist auch ein Sicherheits- und Compliance-Thema. Laden Sie Ihre Kanzlei nur für die Mandanten ein, die sie bearbeiten soll – nicht pauschal für alle Kontexte. Details: Steuerberater einladen und Rollen.

Schützen Sie den Account zusätzlich mit Zwei-Faktor-Authentifizierung; die Einrichtung ist in einem eigenen Hilfeartikel beschrieben (2FA mit Authenticator).

Häufige Fehler vermeiden

• Ein Mandant für alles: Privat und Geschäft in einem Mandanten führt zu aufwendiger Nachsortierung und Risiken bei der Betriebsprüfung.
• Vergessener Wechsel: Vor dem Scannen von Belegen (Kamera-Scan) und vor dem Import von CSV-Dateien den aktiven Mandanten prüfen.
• Doppelte Mandanten: Zwei fast identische Mandanten für dieselbe GmbH erschweren Auswertungen – lieber einen konsolidieren (vorher Berichte exportieren).

FAQ

Kann ich einen Mandanten nachträglich umbenennen? In der Regel ja über die Mandanteneinstellungen. Prüfen Sie, ob bereits Exporte oder Steuerberater-Workflows den alten Namen referenzieren.

Werden Belege beim Löschen eines Mandanten mit entfernt? Das hängt von Ihrer Konfiguration und den Löschrichtlinien ab. Vor dem Entfernen Daten sichern und die Datenschutz-Hilfe lesen.

Brauche ich pro Mandanten eine eigene E-Mail? Nein. Ein TAXAVO-Login kann mehrere Mandanten verwalten; getrennte Logins sind nur für unterschiedliche Personen oder strikte Zugriffstrennung sinnvoll.

Zusammenarbeit mit Bank und Steuerkanzlei

Wenn Sie mehrere Konten pro Mandant führen (Giro, Kreditkarte, PayPal), importieren Sie jedes Konto separat und benennen Sie die Quelle in internen Notizen, damit der Steuerberater Doppelbuchungen erkennt. Die Kanzlei arbeitet effizienter, wenn Sie vor dem Quartalsgespräch eine kurze Liste offener Umsätze exportieren – das geht über Berichte, sobald die Zuordnungsquote stimmt.

Checkliste nach Mandanten-Anlage

• Geschäftsjahr und Währung geprüft
• Erster CSV-Import erfolgt
• Kategorien grob angelegt
• Team oder Steuerberater nur für diesen Mandanten eingeladen

Nächste Schritte

Nach dem Anlegen: Bankumsätze importieren, Kategorien strukturieren und Belege zuordnen. Überblick aller Funktionen: Features auf der Startseite. Rechtliches: Impressum und Datenschutz.